Sebagai owner bisnes samada berskala kecil atau besar, invoice adalah penting dalam menjaga rekod kewangan syarikat serta aliran tunai yang masuk. Apakata korang refer dulu contoh invois yang kami sediakan ini.
Bagi sebuah syarikat yang mempunyai banyak client, kadang-kadang proses menghantar invois boleh memakan banyak masa dan menjadi tugasan yang leceh. Sebarang kesilapan boleh menyebabkan aliran tunai menjadi tergendala dan kekadang boleh menyebabkan syarikat kehilangan pelanggan.
Kesilapan Ketika Menghantar Invoice
Jemput baca 10 kesilapan yang biasa dihadapi dan boleh dielakkan semasa menghantar invoice kepada pelanggan.
Maklumat Dalam Invois Tidak Lengkap
Pastikan maklumat dalam invoice untuk pelanggan anda adalah lengkap dan tepat. Antara kesilapan yang biasa terjadi dalam invois ialah
- 1. Harga yang tidak betul
Pastikan harga dalam invois adalah betul dan tepat. Takut akan menyebabkan kerugian dalam syarikat atau kehilangan pelanggan.
- 2. Contact client yang salah
Ini akan menyebabkan proses penghantaran invois tidak sampai kepada pelanggan anda.
- 3. Maklumat pembayaran tidak jelas
Sebarang kesilapan dalam invois boleh menyebabkan kelewatan pembayaran atau menyebabkan kehilangan pendapatan.
Kesilapan ini boleh dielakkan jika anda semak semula detail pada invois tersebut sebelum menghantar pada client anda. Periksa semula harga dan pastikan detail client adalah tepat.
Selain itu, pastikan anda mempunyai maklumat terkini dengan pelanggan anda, termasuk alamat e-mel mereka, nombor telefon, dan alamat bil untuk mengelakkan kejadian invois tidak sampai pada mereka.
Baca: Maklumat Kena Ada Dalam Invoice
Invoice Lambat Hantar
Apabila invois lambat dihantar, maka pelanggan pun akan lewat membayarnya menyebabkan terganggunya aliran tunai dalam syarikat anda.
Proses lambat hantar invois ini boleh dielakkan sekiranya anda menggunakan aplikasi invois yang boleh menghantar invois secara automatik.
Penghantaran Invois Yang Tidak Konsisten
Konsistensi adalah kunci ketika menghantar invois. Proses menghantar invois yang tidak konsisten boleh mendatangkan kekeliruan bagi pelanggan dan mengakibatkan kelewatan dalam pembayaran.
Antaranya
- 1. Template invois yang berbeza
Bulan ni template invois lain, bulan depan template lain. Ini boleh mendatangkan kekeliruan pada pelanggan anda.
- 2. Mengubah terma pembayaran
Biasa pelanggan dah mudah dengan terma pembayaran yang lama. Sebarang pengubahan akan menyebabkan kelewatan dalam bayaran oleh pelanggan.
- 3. Format dari satu invois ke invois yang lain
Barang A hantar invois format lain, barang B format invoice yang lain. Ini pun merupakan antara yang boleh mengelirukan pelanggan anda.
Untuk mengelakkan kesilapan ini, buatlah atau langgan sistem penghantaran invois yang konsisten, dengan template dan format piawai yang sama untuk anda gunakan dalam semua invois. Ini membantu pelanggan mengenal pasti invois anda dengan cepat dan memahami maklumat yang terkandung di dalamnya.
Baca: Contoh Invois Dengan Format
Terma Pembayaran Yang Tidak Jelas
Pastikan terma pembayaran dalam invois adalah senang dipahami dan mudah untuk pelanggan membayarnya. Seeloknya adakan payment term yang lain untuk memudahkan pelanggan anda.
Follow Up
Seeloknya 2-3 hari sebelum sampai masa, kita follow up pelanggan tersebut untuk mengingatkan pasal invois yang bakal dibayar. Ini bagi mengelakkan terlepasnya jadual pembayaran yang telah ditetapkan.
Nombor Rujukan
Nombor rujukan pada invois membantu untuk memudahkan semakan semula dan menyelesaikan sebarang masalah pembayaran. Oleh itu, pastikan setiap invois mempunyai nombor rujukan yang unik dan mudah difahami.
Salinan Tidak Disimpan
Kegagalan untuk menyimpan salinan invois boleh mengakibatkan masalah jika terdapat pertikaian atau masalah pembayaran di masa akan datang. Pastikan salinan invois disimpan selamat dan mudah diakses untuk tujuan semakan semula.
Gagal Mencatatkan Pelbagai Perbelanjaan
Mencatatkan perbelanjaan yang berbeza dalam invois yang sama boleh menyebabkan kekeliruan dan kesilapan semasa pemprosesan invois. Pastikan semua perbelanjaan yang berbeza disimpan dan dicatatkan dalam invois yang berbeza.
Rekod Pembayaran Tidak Disimpan
Kegagalan untuk menyimpan rekod pembayaran boleh menyebabkan kekeliruan dalam pengurusan kewangan dan memudahkan pertikaian oleh pelanggan anda pada masa akan datang. Pastikan rekod pembayaran disimpan dengan teliti dan mudah diakses samada oleh anda atau orang lain.
Kesimpulan
Sekian, kesemua kesilapan di atas perlu dielakkan apabila membuat invoice kepada pelanggan. Dengan mengelakkan kesilapan ini, ia dapat membantu mempercepatkan proses pembayaran, meningkatkan aliran tunai dalam syarikat, dan membina hubungan perniagaan yang baik dengan pelanggan.