Sebelum ini kita dah belajar mengenai contoh invoice, resit bayaran dan sebagainya. Kali ni kita akan belajar pula mengenai contoh petty cash voucher.
Apa Itu Petty Cash Voucher
Petty Cash Voucher adalah dokumen yang merekodkan perbelanjaan oleh sesebuah syarikat.
Terdapat amaun yang kecil dalam sesebuah petty cash dimana antaranya ialah perbelanjaan tambahan seperti barang alat tulis ataupun rekod sesebuah perbelanjaan seperti ilan facebook.
Apabila wang dikeluarkan dalam sesebuah petty cash maka petty cash voucher kena diberikan sebagai rekod resit.
Format Petty Cash Voucher
Antara format sesebuah dokumen petty cash ialah ia mesti mengandungi detail berikut iaitu
- Tarikh pembayaran
- Tarikh bila pembayaran dibuat sebagai rekod
- Jumlah bayaran
- Jumlah bayaran yang dibayar
- Nama penerima
- Nama penerima yang menerima bayaran petty cash tersebut
- Alasan pembayaran
- Alasan pembayaran dibuat
Contoh Petty Cash Voucher
Berikut merupakan contoh petty cash voucher dari jotform yang biasa digunakan.
Antara contoh lain petty cash voucher ialah
3 dalam 1 voucher
Contoh petty cash voucher ini anda boleh dapatkan di shopee sahaja. Klik sahaja gambar tersebut.
Perbezaan Payment Voucher Dan Petty Cash Voucher
Payment Voucher atau Baucar Bayaran merupakan dokumen arahan pembayaran bagi setiap transaksi duit keluar yang berlaku dalam perniagaan atau syarikat. Jadi sebelum pembayaran dibuat digalakkan penyediaan payment voucher.
Dalam Baucar Bayaran perlu disediakan dua salinan untuk setiap satu bayaran. Satu salinan dibiarkan sama ada dalam buku baucar bayaran ataupun file khas baucar bayaran. Satu lagi salinan pula dikepilkan bersama dengan invois ataupun bil sebelum pembayaran dibuat. Selepas pembayaran dibuat boleh kepilkan bersama bukti pembayaran sebagai contoh transfer slip bank.
Pembayaran melalui Baucar Bayaran biasanya pembayaran kepada Supplier dan Belanja-belanja besar ataupun bayaran yang dibuat secara bulanan.
Petty Cash Voucher atau Baucar Bayaran Tunai konsepnya sama seperti Baucar Bayaran biasa. Bezanya Baucar Bayaran Tunai biasanya digunakan untuk bayaran-bayaran kecil seperti bayaran postage, office expenses, beli alat tulis pejabat ataupun staff claim.
Baucar Bayaran Tunai juga perlu disediakan dua salinan bagi setiap bayaran yang dibuat. Bagi mengawal Petty Cash adalah digalakkan juga sediakan satu dokumen excel yang mengawal pengeluaran duit Petty Cash, baki Petty Cash dan topup semula Petty Cash selain dokumen Baucar Bayaran Tunai sebagai dokumen yang menyokong.
Semoga memberi manfaat, SHARE kepada kawan-kawan yang nak kenal Baucar Bayaran (Payment Voucher) dan Baucar Bayaran Tunai (Petty Cash Voucher).
Cara Urus Petty Cash
- Buat Payment Voucher-Keluarkan sejumlah duit dari bank untuk petty cash. Buat anggaran berapa yang patut dikeluarkan untuk sebulan belanja. Contoh keluarkan duit sebanyak RM500.
- Duit perlu diserahkan kepada pengawai akaun atau kerani yang boleh dipercayai atau bos sendiri.
- Simpan duit Petty Cash ditempat yang selamat/safety box.
- Belanja yang terlibat/dituntut adalah nilai yang kecik dan perlu di sertakan dengan resit/invois. Ini penting untuk buktikan transaksi berlaku.
- Pastikan belanja yang berkaitan hanya untuk urusan busines sahaja. Makna kata lain belanja personal tidak terlibat.
- Pegawai yang pegang duit perlu catatkan rekod pengeluaran petty cash setiap kali transaksi berlaku ke dalam buku. Resit/Invois perlu disimpan teliti, punch dan terus masuk file.
- Pastikan duit baki sama seperti yang direkod dalam buku.
- Bila baki dah tinggal cikit, pegawai boleh serahkan file(Invois/resit) berserta buku kepada bos untuk semakan dan kelulusan dari bos.
- Bos akan double cek dan bila berpuashati dengan segala invois yang terlibat, pengeluaran/topup petty cash boleh dibuat.
- Jangan guna Petty cash untuk bayar kepada pembekal. Guna sistem perbankan lebih sesuai.